Работника не включат в новый график отпусков. Законно? (Зимина С.Ю.)

Многие из вас уже приступили к разработке нового графика отпусков. Напомним, что этот документ должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года. При его составлении работодатель опирается на нормы трудового законодательства, производственные интересы, а также может (в некоторых случаях - обязан) прислушаться к пожеланиям работников. Все ли работники должны попасть в график отпусков? Может ли кто-то отсутствовать в новом графике на законных основаниях?

Очередность отпусков, а не перечень работников 

Назначение графика отпусков - зафиксировать время предоставления отпусков, которые будут предоставлены работникам в следующем календарном году.

Согласно ч. 1 ст. 123 ТК РФ:

"Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов".

Госкомстат РФ в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты <1> разъяснял, что график отпусков (форма N Т-7) "применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам".

--------------------------------

<1> Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". 

То есть график - это перечень будущих отпусков. Понятно, что отпуска не обезличены: они указываются вместе с фамилией, именем, отчеством работников, их должностью, структурным подразделением, табельным номером... Но основная задача документа - очередность предоставления оплачиваемых отпусков. Будет такой отпуск у работника в следующем календарном году? Добро пожаловать в график!

Но не все так радужно. В некоторых письмах Роструд обращал внимание, что в графике должны присутствовать все работники без исключений.

Письмо Роструда от 14.05.2021 N ПГ/12255-6-1 (выдержка):

"...учитывая положения части четвертой статьи 312.1 ТК РФ, при составлении графика отпусков работодатель, по нашему мнению, должен включить в него всех работников, в том числе работающих дистанционно на постоянной основе...".

Письмо Роструда от 09.03.2021 N ПГ/03709-6-1 (выдержка):

"...считаем, что в график отпусков следует вносить всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день утверждения графика, в том числе работников, с которыми в течение рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры...".

Опасаясь нареканий со стороны контролирующих органов, некоторые работодатели в графике планируют отпуска действительно для всех работников. Даже когда понимают, что идут вразрез с законом, желанием работников и здравым смыслом.

Рассмотрим конкретные практические ситуации, с которыми вы можете столкнуться.

Работник будет отсутствовать на работе в течение всего следующего календарного года 

Самая распространенная причина столь длительного отсутствия - нахождение работника в отпуске по уходу за ребенком. 

Пример. Аничкиной в 2023 году сразу же после окончания отпуска по беременности и родам был предоставлен отпуск по уходу за ребенком (далее - ОУР) до достижения им возраста трех лет. Согласно заявлению Аничкиной и изданному на его основании приказу ОУР продлится до 10.03.2026. Включать ли Аничкину в график отпусков на 2024 год? 

В рассматриваемой ситуации работодатель знает, что в 2024 году работница будет находиться в ОУР. Трудовое законодательство не допускает предоставления двух отпусков одновременно. Поэтому запланировать для Аничкиной ежегодный отпуск в следующем году работодатель не может.

Да, есть вероятность, что она выйдет на работу досрочно. Но пока, на дату утверждения графика отпусков на новый календарный год, никакой достоверной информации о таких намерениях работницы нет.

Что будет, если включить Аничкину в график отпусков на 2024 год? Например, запланировать ее ежегодный отпуск с 23.09.2024?

Наступит сентябрь, Аничкина по-прежнему будет находиться в ОУР. Многие работодатели в таком случае попросту игнорируют график отпусков с тем же самым аргументом: двух отпусков разом не бывает. Только почему они решают за работницу, какой из этих отпусков ей предпочесть?

График отпусков обязателен для работодателя (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Работодатель самолично включил в него Аничкину. Изменение ранее запланированного времени отдыха допустимо только в установленных законом случаях (ч. 4 ст. 123, ст. 124 ТК РФ). Неизвещение работницы о времени начала отпуска под подпись не позднее чем за две недели до его начала является нарушением ч. 3 ст. 123 ТК РФ. Придется уведомлять. И после получения уведомления Аничкина вполне может прервать отпуск по уходу за ребенком, отгулять оплачиваемый ежегодный отпуск и вернуться в ОУР. Если откажется выходить из ОУР или вовсе не даст никакого ответа, ежегодный отпуск придется переносить.

Так зачем создавать сомнительную ситуацию, которая не урегулирована законом, и планировать в графике отпуск, который работодатель мог бы и не предоставлять?

У работника не наступит право на отпуск в следующем календарном году 

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (ч. 1 ст. 122 ТК РФ). Речь о рабочем годе, который считается со дня приема на работу. Этот рабочий год может длиться больше 12 месяцев, если есть исключаемые из отпускного стажа периоды (ст. 121 ТК РФ):

- время отпусков без сохранения заработной платы свыше 14 календарных дней в течение рабочего года;

- время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ;

- время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста. 

Пример. Дмитриев в сентябре 2023 года отгулял ежегодный отпуск за текущий рабочий год (01.08.2023 - 31.07.2024) и следом попросил долгосрочный отпуск без сохранения заработной платы с 02.10.2023 по 30.08.2024. По предварительному расчету текущий рабочий год Дмитриева закончится 17.06.2025. Включать ли Дмитриева в график отпусков на 2024 год? 

На момент утверждения графика отпусков работодатель знает, что работник будет отсутствовать на работе большую часть 2024 года. Причем это отсутствие оказывает влияние на стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск.

Планировать очередной отпуск до 30.08.2024 нельзя в силу предоставленного отпуска "за свой счет". Но и после этой даты в 2024 году ежегодный отпуск работнику не положен: он полностью его использовал в сентябре 2023 года, а следующий рабочий год наступит лишь с 18.06.2025.

Опять же, жизненные обстоятельства Дмитриева могут измениться, и он досрочно прервет отпуск без сохранения заработной платы. Но пока об этом неизвестно. Опираться необходимо на актуальную информацию: заявление работника с конечной датой отпуска "за свой счет" 30.08.2024 и соответствующую информацию в приказе о предоставлении данного отпуска.

Что будет, если все же предположить досрочный выход Дмитриева из отпуска без сохранения зарплаты и включить его в график отпусков на 2024 год? Например, запланировать его ежегодный отпуск с 11.11.2024?

После того как Дмитриев приступит к работе, после пересчета рабочего года с учетом фактически использованного отпуска без сохранения заработной платы будет видно, есть ли у него право на ноябрьский отпуск. Если нет, то работодатель может сразу сообщить работнику о перенесении этого отпуска в границы следующего рабочего года.

А если Дмитриев потребует соблюдать график? Вряд ли ему поможет даже жалоба в гострудинспекцию. Только зачем работодателю изначально создавать эту проблему и "обещать" (включать в график) отпуск Дмитриеву в 2024 году? 

Осторожно! В приведенной ситуации работодатель знал планируемую дату выхода сотрудника на работу. Аналогично происходит при завершении отпуска по уходу за ребенком: работодателю известно, когда работник по плану приступит к работе, и поэтому может предварительно рассчитать новый рабочий год.

А вот когда на момент утверждения графика отпусков работник отсутствует на рабочем месте без уважительной причины (прогуливает) или отстранен от работы до наступления определенного события (например, до прохождения обязательного медицинского осмотра), то дата возвращения работника к трудовой деятельности неизвестна. В таком случае рассчитать рабочий год и оценить право на отпуск можно только с учетом отсутствия на "сегодняшний" день.

Работник хочет использовать отпуск в следующем рабочем, но не календарном году 

Мы уже сказали, что отпуск предоставляется работнику ежегодно, в рамках его рабочего года.

В ч. 4 ст. 122 ТК РФ также уточняется, что отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя. А вот график отпусков составляется на календарный год. 

Пример. Васильев - почетный донор. А еще он увлекается горными лыжами и ежегодно уходит в отпуск в один из зимних месяцев. Первый отпуск после приема на работу 05.06.2021 он "откатал" в январе 2022 г., потом - в феврале 2023 г. и уйдет сейчас, в декабре 2023 г. В следующий раз он снова хочет январский отдых (через год, разумеется), что и указал в заявлении. Получается, в 2024 календарном году у Васильева не будет отпуска? 

Васильев в график отпусков на 2024 год не попадет на вполне законных основаниях. При этом он использует отпуск регулярно (ежегодно почти через равные промежутки времени), за границы рабочего года не выходит. Беда в том, что зимний сезон приходится на разные календарные годы.

Между отпусками в декабре 2023 г. и в январе 2025 г. пройдет чуть больше года. Но, да, к ужасу работодателя, в графике отпусков фамилия Васильева фигурировать не будет.

А если Васильева поставить в график отпусков на 2024 год? Например, на декабрь?

Так работодатель сразу показывает, что желание работника-льготника для него не указ. Напомним, что награжденные нагрудным знаком "Почетный донор России" имеют право на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное для них время года (ч. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ "О донорстве крови и ее компонентов").

Работник-льготник имеет право получить отпуск в удобное время вне зависимости от того, какую дату запланировал работодатель в графике. И после получения уведомления о приближающемся отпуске (или даже раньше - после ознакомления с графиком отпусков) Васильев легко отодвинет свой отпуск на нужный период.

Только вот зачем работодатель изначально указал в графике неудобное Васильеву время и добавил себе лишних бумажных хлопот? 

Пример. Тамарина в 2023 году попросила ежегодный отпуск вне графика - в октябре, в самом начале своего очередного рабочего года. В 2024 году ее отпуск придется планировать на октябрь, ноябрь или декабрь, чтобы Тамарина ежегодно фигурировала в графике отпусков? 

Если у Тамариной нет права на выбор удобного времени отдыха, то действия работодателя вполне законны. Хотя рабочий год Тамариной позволяет использовать следующий отпуск до октября 2025 года. Неужели из-за опасений работодателя нарушить ежегодность отпуска (календарную, но не рабочую) ей навсегда придется довольствоваться осенне-декабрьским отдыхом?

Нарушения нет - опасения есть 

В приведенных ситуациях невключение этих работников в график отпусков не будет являться нарушением трудового законодательства:

- Аничкиной на весь следующий календарный год уже предоставлен другой отпуск - по уходу за ребенком.

- Дмитриев в следующем году еще не отработает стаж по текущему рабочему году. А даже если выйдет досрочно и "откроет" новый рабочий год, то работодатель не обязан планировать новый отпуск с первых дней нового периода.

- Льготник Васильев совершенно четко высказал письменные пожелания об удобном времени отпуска в январе 2025 г.

- Отпуск Тамариной не в 2024-м, а в 2025 году тоже не нарушит закон, если будет предоставлен в рамках рабочего года.

Между тем кто-то опасается "как бы чего не вышло" и все же упоминает в графике отпусков абсолютно всех работников. Опасения разумны, т.к. в судебной практике встречаются совершенно нелогичные случаи привлечения работодателей к административной ответственности. Как выходят из положения работодатели?

Одни указывают "ложные" даты отпусков, а затем переносят эти отпуска на следующий календарный год по соглашению сторон.

Например, отпуск Тамариной действительно запланируют на декабрь 2024 года, а ближе к этой дате согласуют перенесение отдыха на май 2025 года (ЛНА этого работодателя позволяют изменять время отпуска по просьбе работников, и работница с радостью напишет соответствующее заявление).

А если что-то к декабрю изменится? Тамарина передумает и решит отдохнуть перед Новым годом, а работодатель надеялся на ее работу и замену не предусмотрел. Или же работодатель не сдержит слово: отпуск не перенесет и отправит ее отдыхать по графику?

Плюс добавляется бумажная работа: перенесение отпуска необходимо оформлять документально.

Другие указывают работников в графике отпусков, но даты начала отпуска не заполняют, а в графе с примечаниями пишут, по какой причине они остались пустыми.

Например, для Аничкиной напишут примечание:

"Находится в отпуске по уходу за ребенком до 10.03.2026".

Запись может быть очень подробной. Например, в строке с фамилией Васильева укажут:

"Имеет право выбора удобного времени отпуска. Работником подано заявление от 25.10.2023 N 123 о предоставлении отпуска за рабочий год 05.06.2024 - 04.06.2025 с 13.01.2025. Отпуск за рабочий год 05.06.2023 - 04.06.2024 был предоставлен с 04.12.2023".

Это довольно удобная "шпаргалка", которая дает возможность сразу понять положение дел.

Если вы все же предпочтете не указывать в графике отпусков тех работников, которым предоставлять отпуск в 2024 году не планируется, то по возможности получите как можно больше документов.

При невключении в график отпусков работников, находящихся в ОУР, работодателя "спасут" документы по этому отпуску, они уже есть. А вот от работников, которые желают получить отпуск в следующем рабочем, но не календарном году, лучше получить письменные заявления.